با توجه به اینکه الگوهای نامه‌ها در نرم افزار اتوماسیون اداری اصلاح شده و تغییراتی در آنها ایجاد شده است.در صورت تهیه پیشنویس مشابه از پیشنویس‌های قبلی، همچنان الگوی نامه های قدیمی اعمال می‌شود لذا کلیه معاونتها و گروهها جهت تهیه نامه می بایست یک بار از الگوهای نامه جدید استفاده کرده و پس از آن میتوانند از امکان تهیه پیشنویس مشابه استفاده  نمایند.